Referent:in Büro der Geschäftsführung für Finanzen und Betrieb (24/11/KA/FSW)
- Guglgasse 7-9, 1030 Wien
- Vollzeit
- Jahresgehalt: 63.610,47 - 70.421,28 EUR
Was erwartet Sie?
- Sie haben eine Koordinations- und Kommunikationsschnittstellenfunktion:
Sie agieren als Schnittstelle zwischen der FSW-Geschäftsführung, den einzelnen Organisationseinheiten des FSW und den Tochterunternehmen sowie zu den Dienststellen der Stadt Wien und anderen Kooperationspartner:innen. Sie sind laufend zu aktuellen Themen mit internen wie externen Kontakten im Austausch und sorgen hierbei für einen guten Kommunikations- und Informationsfluss. Anfragen bearbeiten sie selbstverantwortlich sowie interdisziplinär. - Sie unterstützen in der strategischen Arbeit:
Dazu gehört regelmäßiges laufendes Kennzahlen- und Fortschrittsmonitoring sowie Reporting, Evaluierung und Ableitung von Handlungsempfehlungen für Geschäftsführung und Büroleitung. Sie gestalten aktiv Wege und Prozesse zur Entscheidungsfindung, um der Geschäftsführung fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Analyse, Entwicklung, Steuerung und Optimierung von Strukturen passieren in enger Abstimmung mit der Büroleitung. - Sie sind eine operative Unterstützung für die Geschäftsführung:
Sie bereiten Themen und Unterlagen für die Geschäftsführer:innen fachkundig auf, begleiten diese zu Terminen und sind für die nachfolgende Kommunikation und Nachbearbeitung verantwortlich. Sie veranlassen die Umsetzung von Arbeitsaufträgen im Unternehmen und monitoren diese selbstverantwortlich. Sie koordinieren die Termine der Geschäftsführer:innen gemeinsam mit einem:einer administrativen Assistent:in.
Was erwarten wir?
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Generalist:innen- bzw. fachlichen Assistenz-Position, idealerweise in einem anspruchsvollen Umfeld wie der Geschäftsführung oder einem kaufmännischem Umfeld.
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Workshops, Diskussionsrunden und Termine zu moderieren, Ergebnisse überzeugend zu präsentieren und zu protokollieren.
- Starke Fähigkeiten zur Informationsbeschaffung und Analyse
- Fähigkeit, in Teams mit unterschiedlichen Fachrichtungen zu arbeiten und Synergien zu schaffen. Fähigkeit in einer Koordinator:innenrollen zu arbeiten, um Abläufe zu steuern und Ergebnisse zu sichern.
- Gute Kenntnisse gängiger Software-Tools, insbesondere Textverarbeitungs-, Präsentations- und Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. Microsoft Office) sowie Fähigkeit zur Nutzung von digitalen Recherchetools, Datenbanken und Plattformen für die Zusammenarbeit.
- Genauigkeit und Sorgfalt
- Kritisches Denken: Analytische Fähigkeiten, um Informationen zu hinterfragen und objektive Schlussfolgerungen zu ziehen.
- Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, sich an neue Themenfelder oder veränderte Arbeitsbedingungen anzupassen.
- Eigeninitiative und Selbstmanagement
- Umgang mit sensiblen Informationen in einer diskreten und professionellen Weise.
Gehalt und Benefits
- Wir bieten einen Job mit Sinn und eine interessante sowie herausfordernde Aufgabe in einem eigenverantwortlichen Arbeitsumfeld.
- Wir leben Work-Life Balance (Kein All-In Vertrag, bezahlte Mittagspause und zusätzlich zum Jahresurlaub haben Sie die Möglichkeit, bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Jahr zu konsumieren)
- Wir sorgen dafür, dass Ihr Fachwissen up to date bleibt (eigenes, jährlich adaptiertes Bildungsprogramm).
- Nutzen Sie für sich unser umfangreiches Angebot zu Ihrer Gesundheit und Fitness.
- Wir feiern gemeinsame Erfolge bei Events.
- Wir sind öffentlich gut erreichbar.
- Sie haben bei uns nach Rücksprache mit Ihrer Führungskraft die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten. Hierfür statten wir Sie bestmöglich aus.
- Sie erhalten 2 € Pluxee-Gutschein pro Arbeitstag.
Gehalt: regelmäßiges Entgelt gemäß KV-Schema I: Einstufung nach dem Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien von € 63.610,47 bis € 70.421,28 Jahresbrutto je nach anrechenbaren Vordienstzeiten (40 Wochenstunden, inklusive Sonderzahlungen) sowie jährliche leistungsabhängige Prämie gem. Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien.
Wir setzen auf einen verantwortungsvollen Umgang miteinander und empfehlen daher einen aktiven Impfschutz gegen COVID-19.
Wir freuen uns auf Sie!
- Stephanie Paulini
- +43 676 8289 10697